Quels sont les objectifs intelligents? (Et comment les utiliser)


Il est 6 h. Vous venez de vous réveiller et êtes prêt à prendre une douche. Après la douche, il est temps de prendre le petit déjeuner, d’attraper les nouvelles en lisant le journal du matin, puis de commencer votre travail.

Vous vous sentez merveilleux, détendu et heureux. Vous avez des attentes très élevées pour la journée et vous souhaitez être le plus productif possible.

Avance rapide jusqu’à 14 h le même jour. Vous travaillez à la hâte et vous avez à peine eu la chance de prendre une pause déjeuner.

Vous commencez à vous sentir un peu stressé et fatigué à cause de l’horaire chargé. De plus, il semble que vous deviez revenir à certaines tâches et les corriger, car vous n’aviez pas le temps de vous concentrer correctement sur elles.

La journée qui a commencé si bien s’est transformée en une journée stressante. Vous passez simplement d’une tâche à l’autre – le plus rapidement possible – sans rien faire correctement.

Vous souhaitez trouver un bouton de réinitialisation, afin que vous puissiez commencer votre journée de partout – avec une stratégie différente.

Voici ce que vous avez probablement vécu: vous avez planifié votre journée la veille et vous sentiez que vous étiez au sommet de vos tâches.

Cependant, les choses ont commencé à mal tourner lorsque vous avez continué à ajouter des tâches les unes après les autres à votre liste et, finalement, votre liste de tâches était longue de plusieurs kilomètres. Votre liste de tâches contenait également des tâches qui étaient pratiquement impossibles à accomplir en une journée.

L’autre point qui a contribué à votre journée mouvementée et stressante n’a pas été de comprendre combien de temps il faudrait pour terminer une tâche particulière et quand l’exécuter. Si vous aviez ces informations, il aurait été plus facile de déterminer le bon moment pour exécuter la tâche.

Enfin, il n’y avait vraiment aucune flexibilité dans vos plans. Vous avez oublié d’ajouter un tampon entre les tâches et comprenez que certaines tâches sont beaucoup plus grandes que ce qu’elles semblent être à l’extérieur.

Mais vous savez quoi – ces raisons seules n’étaient pas la principale raison de votre stress et de votre activité…

Ce que les gens ont tort sur une liste de choses à faire

Savez-vous vraiment ce que vous êtes censé faire?

Combien de temps avez-vous réellement consacré à la planification de votre journée – était-ce seulement 5 minutes alors que le téléviseur vous distrayait?

Si c’est le cas, c’est probablement la principale raison pour laquelle votre journée est devenue si stressante.

Lorsque vous planifiez vos journées, vous devez vraiment comprendre les tâches que vous vous apprêtez à accomplir – et ce qu’il faut pour les accomplir. Cela est nécessaire, en particulier pour les tâches importantes, car vous pouvez progresser avec les tâches les plus importantes.

Le manque de temps consacré à la planification sera également indiqué comme un trop grand nombre de tâches importantes placées dans votre liste quotidienne. Si vous n’avez pas divisé la tâche en plus petits morceaux, il est probable que vous n’allez pas les faire pendant la journée. Cela vous fait vous battre pour ne pas avoir terminé votre liste de tâches.

Enfin, ne traitez pas la création d’une liste de tâches comme une tâche secondaire que vous essayez de faire le plus rapidement possible. En fait, lorsque vous accordez plus d’attention à la liste des tâches de votre lendemain, la liste est probablement plus réaliste et moins stressante pour vous.

Composants d’une bonne liste de choses à faire

Lorsque je parle d’une bonne liste de tâches, je considère que ces caractéristiques en font partie:

Équilibré

La liste des tâches contient des tâches importantes et moins importantes. Avouons-le: même si nous aimerions tous travailler sur des tâches importantes (par exemple, celles liées à un objectif), nous devons également nous occuper des tâches moins importantes (comme faire des courses, prendre soin de votre ménage ou d’autres choses de tous les jours).

Assez de flexibilité

Que se passe-t-il lorsque vous avez planifié une tâche, mais que vous ne pouvez pas vous en occuper? Avez-vous un plan B en place? Sinon, essayez de déterminer l’action alternative que vous pouvez entreprendre dans ces scénarios.

Le temps des transitions

Comprenez que les temps de transition mangent aussi votre temps. Assurez-vous que lorsque vous planifiez votre liste de tâches, ce temps est également inclus dans vos plans. L’ajout d’un tampon supplémentaire entre les tâches rendra votre liste plus flexible et réaliste.

Pas trop de tâches pour une journée

Il est difficile de vous donner un chiffre exact sur le nombre de tâches que vous devriez avoir sur votre liste quotidienne. Cela dépend de ta situation. Mais je suis prêt à dire que tout ce qui se situe entre 5 et 10 tâches devrait suffire pour une journée.

Sachez que certaines tâches sont très rapides à réaliser, il est donc plus facile d’inclure plus de tâches certains jours. Assurez-vous simplement qu’il y a également des tâches importantes sur la liste afin de pouvoir poursuivre vos projets plus importants.

Bouclier de protection

Construisez un bouclier de protection autour de votre liste de tâches, afin que le moins de tâches possible puissent atterrir sur votre liste et que le nombre d’éléments sur votre liste n’augmente pas pendant la journée.

Dans le premier cas, essayez d’éliminer les sources de vos tâches. Cela se fait en réduisant vos engagements et en limitant les projets que vous avez. Le fait est que plus vous avez d’engagements (ou de projets), plus ils risquent de se retrouver comme tâches pour votre liste quotidienne.

Dans le second cas, faites de votre liste une liste fermée. J’ai appris ce concept en lisant Faites-le demain et autres secrets de la gestion du temps par Mark Forster. Pour créer une liste de tâches fermée, il vous suffit de tracer une ligne sous la dernière tâche de la liste. Une fois cette opération effectuée, vous n’êtes pas autorisé à ajouter de nouvelles tâches à votre liste pendant la journée. Cela garantit que le nombre de tâches diminue réellement au cours de la journée.

Comment créer une liste de tâches qui augmente votre productivité

Pour faire une liste que vous pouvez réellement accomplir le lendemain, procédez comme suit:

1. Éliminez les tâches

Examinez vos engagements et décidez si vous en avez vraiment besoin.

Par exemple, j’étais un membre actif de notre club informatique local dans ma ville natale, mais j’ai réalisé que je n’avais plus assez de temps pour cette activité. Bien que je sois toujours membre du club, je ne participe plus à ses activités. Cela a éliminé les tâches liées à cet engagement.

2. Prenez votre temps pour planifier la liste

Ne vous précipitez pas pour créer votre liste de tâches – passez un peu de temps sur la phase de planification. Si nécessaire, «isolez-vous» pour la partie planification en allant dans une pièce séparée de votre maison (ou même en sortant de chez vous). De cette façon, vous pouvez réellement réfléchir aux tâches avant de les inscrire sur votre liste.

Essayez de passer au moins 15 minutes avec votre liste lorsque vous la planifiez.

3. Déplacer les tâches importantes au début

Lors de la planification de votre journée, assurez-vous que les tâches importantes sont au début de votre liste. Cela garantit que vous accomplissez ces tâches le plus rapidement possible.

Par exemple, en tant que blogueur, je m’assure d’avoir les tâches de création de contenu au début de ma liste. Dès que je me réveille, j’attaque ces tâches immédiatement et elles sont terminées avant d’aller au travail.

4. Suivez les tâches récurrentes

Vous avez peut-être des tâches récurrentes sur votre liste, mais savez-vous combien de temps cela prend?

Si ce n’est pas le cas, assurez-vous de faire un suivi du temps pour le comprendre. Cela vous aide à mieux planifier votre journée, car vous savez combien de temps prend une tâche et s’il y a un certain créneau horaire dans votre horaire quotidien, quand la tâche pourrait être exécutée.

5. Tâches similaires par lots

Examinez votre liste et découvrez s’il existe des tâches similaires que vous pouvez traiter par lots. De cette façon, vous pouvez retirer certaines tâches de votre liste plus rapidement et plus facilement.

6. Définissez les tâches plus en détail

N’incluez pas seulement une tâche comme «créer un site Web» dans votre liste; assurez-vous d’avoir divisé la tâche en petits morceaux. Plus les tâches sont petites, plus il est facile de les accomplir.

7. Faites un travail de préparation à l’avance

Assurez-vous de vous préparer à l’avance pour certaines tâches.

Par exemple, j’écris les grandes lignes du message de mes invités le dimanche, afin qu’il soit plus facile (et plus rapide) de commencer à écrire les messages réels lorsque je me réveille. Avec un peu de travail de préparation, j’accélère les choses et m’assure que les tâches soient effectuées le jour venu.

8. Automatisez la maintenance

Naturellement, vous pouvez utiliser une approche stylo et papier pour votre liste de tâches, mais essayez également de tirer parti de la technologie. En fait, essayez de trouver un outil qui s’occupe de la maintenance de votre liste de tâches pour vous. Mon outil préféré est Nozbe, mais il existe d’autres applications de gestion des tâches que vous pouvez également essayer.

9. Connaissez vos types de tâches et votre calendrier

Enfin, lorsque vous planifiez votre journée, posez-vous ces questions:

Que dois-je d’autre sur le calendrier?

Cette question fait référence à votre emploi du temps personnel. Par exemple, si vous voyagez, assurez-vous que votre liste reflète ce fait. N’essayez pas de «surcharger» votre liste avec trop de tâches, car il est plus probable que vous n’en effectuiez qu’une fraction.

La tâche est-elle un gardien?

Cette question demande si la tâche bloque d’autres tâches à exécuter.

De temps en temps, nous pourrions avoir une tâche, qui doit être prise en charge en premier. Une fois que vous avez fait cela, alors seulement vous pouvez vous occuper des tâches séquentielles.

Lorsque vous vous concentrez sur la création de votre liste de tâches de manière ciblée, vous pourrez facilement repérer les contrôleurs d’accès.

Ai-je des icebergs sur ma liste?

Cette question vous demande si votre tâche est en réalité beaucoup plus importante qu’elle ne le semble. Parfois, lorsque vous commencez à travailler sur une tâche, vous vous rendrez vite compte qu’elle est beaucoup plus grande que ce que vous pensiez initialement (comparez-les aux icebergs, où seule la pointe de l’iceberg est au-dessus du niveau de la mer, mais la majorité de la glace est en dessous l’eau).

Encore une fois, lorsque vous vous concentrez suffisamment sur votre liste de tâches pendant la phase de création, il est plus facile de repérer ces «icebergs» et de diviser les tâches en morceaux plus petits et beaucoup plus faciles à gérer.

La tâche est-elle à l’abri des distractions?

Cette dernière question demande si la tâche est à l’abri des distractions. Toutes les tâches ne sont pas créées égales: certaines tolèrent plus de distraction, tandis que d’autres nécessitent toute votre attention.

Par exemple, je peux consulter mon flux Twitter ou faire une simple maintenance de blog même lorsque je suis avec ma famille. Ces tâches sont à l’abri des distractions et je peux m’en occuper – même si je n’y ai pas toute mon attention.

The Bottom Line

Si vous avez encore du mal à réaliser vos tâches quotidiennes, assurez-vous d’analyser les raisons pour lesquelles cela s’est produit. Si quoi que ce soit, ne vous battez pas pour ne pas avoir terminé votre liste de tâches.

Personne n’est parfait et nous pouvons apprendre de nos erreurs.

Il faut un peu de pratique pour créer une liste de tâches «souriante». Cependant, une fois que vous aurez appris à assembler toutes les pièces, les choses iront beaucoup mieux!

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Crédit photo en vedette: Jacqueline Kelly via unsplash.com

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